Política de Privacidade

1. Sobre o OdontoMe e as responsabilidades pelo tratamento

O OdontoMe é uma plataforma de gestão para clínicas odontológicas. Esta política explica como os dados pessoais são utilizados no site e no serviço.

No tratamento dos dados de pacientes realizado em nome da clínica, o OdontoMe atua como operador, conforme as instruções lícitas da clínica. A clínica é a controladora: define as finalidades e as bases legais do atendimento, informa os pacientes e obtém consentimento quando essa for a base legal aplicável.

Na gestão de contas, da relação contratual e da segurança do próprio serviço, o OdontoMe toma decisões sobre o tratamento desses dados e atua como controlador.

Controlador e responsável pelo serviço: OdontoMe. O contato com o encarregado de dados está na seção 11.

2. Dados que coletamos

2.1 Dados do usuário da plataforma (dentistas, equipe de recepção e administradores)

• Nome completo e email (cadastro)
• Telefone/WhatsApp, conforme o cadastro e o recurso utilizado
• CRO e estado (profissionais de odontologia)
• Dados da clínica: nome, CNPJ/CPF, endereço, telefone
• CPF e data de nascimento do profissional, quando informados no perfil ou necessários à habilitação da prescrição digital

2.2 Dados de pacientes (inseridos pela clínica)

• Nome, CPF, data de nascimento, contato
• Dados de saúde: anamnese, prontuário, odontograma, procedimentos, fotografias clínicas e exames
• Prescrições eletrônicas: medicamentos, posologia e tipo de receituário, incluindo medicamentos de controle especial
• Dados financeiros: orçamentos, pagamentos, parcelas

Importante: Dados de saúde são considerados dados pessoais sensíveis (Art. 11, LGPD). O tratamento desses dados depende de hipótese legal específica, conforme a finalidade e o contexto do atendimento.

2.3 Dados coletados automaticamente

• Endereço IP e registros de acesso, para segurança e investigação de incidentes
• Informações do navegador e do aparelho usados no acesso
• Cookies essenciais para funcionamento da sessão

3. Finalidade do tratamento

• Prestação do serviço contratado (gestão da clínica)
• Autenticação e segurança da conta
• Registro de ações para rastreabilidade, segurança e apuração de ocorrências
• Comunicação sobre o serviço (notificações, atualizações)
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias

4. Base legal

• Execução de contrato (Art. 7, V) — prestação do serviço contratado
• Tutela da saúde (Art. 11, II, "f") — quando aplicável a procedimentos realizados por profissionais ou serviços de saúde
• Obrigação legal ou regulatória (Art. 7, II e Art. 11, II, "a") — guarda de documentos e cumprimento de deveres legais
• Legítimo interesse (Art. 7, IX) — proteção do serviço, quando cabível para dados não sensíveis, respeitando os direitos do titular
• Exercício regular de direitos (Art. 7, VI e Art. 11, II, "d") — preservação de informações necessárias à defesa de direitos
• Consentimento (Art. 7, I e Art. 11, I) — quando exigido para a finalidade específica, com possibilidade de revogação

5. Compartilhamento de dados

Não vendemos, alugamos ou compartilhamos dados pessoais com terceiros para fins de marketing.

Dados podem ser compartilhados com:

• Provedores de infraestrutura (hospedagem, banco de dados) — na medida necessária à prestação do serviço
• Serviços de envio de e-mail — para as notificações do sistema
• Memed (prescrição digital) — quando o profissional usa a prescrição eletrônica. Enviamos o CPF, nome, CRO, e-mail e nascimento do profissional, além de informações profissionais e de contato necessárias ao cadastro e à configuração do receituário; e, do paciente, nome, CPF, sexo, nascimento e contato, para que a receita seja emitida e assinada. A emissão e a assinatura são realizadas pelo profissional por meio da integração com a Memed, conforme os requisitos do serviço e do tipo de receita. O OdontoMe não assina receitas em nome do profissional.
• Autoridades competentes — quando exigido por lei ou ordem judicial

5.1 Prescrição digital: o que fica onde

A receita assinada e o documento em PDF ficam na Memed, que é responsável por seu tratamento na própria plataforma, conforme sua política de privacidade. No OdontoMe guardamos o registro da prescrição no prontuário: identificador na Memed, data, itens e se o documento foi confirmado na origem.

Por isso, excluir sua conta no OdontoMe não apaga o cadastro do prescritor nem as receitas emitidas na Memed. Os dados locais de cadastro são tratados pelo fluxo de exclusão ou anonimização, ressalvadas as hipóteses legais de conservação. A exclusão dos dados retidos pela Memed deve ser solicitada diretamente a ela, e pode ser limitada pela obrigação legal de guarda de documentos assinados.

6. Retenção de dados

Os dados são conservados conforme a finalidade, as obrigações legais e a necessidade de exercício de direitos. O encerramento da conta não implica eliminação de todos os registros.

• Dados de conta: o fluxo de exclusão prevê desativação e processamento após 30 dias, com preservação dos registros cuja guarda seja necessária ou obrigatória.
• Prontuários: a Lei nº 13.787/2018 prevê prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro para a eliminação dos prontuários em papel e digitalizados, observados os demais requisitos legais. A clínica deve avaliar as regras aplicáveis aos documentos sob sua responsabilidade.
• Registros de acesso, auditoria e dados financeiros: conservação conforme as obrigações aplicáveis, a finalidade de segurança e a necessidade de comprovar operações ou exercer direitos.
• Prescrições: os registros clínicos seguem as regras aplicáveis ao prontuário; os documentos mantidos pela Memed seguem também as regras do serviço responsável por sua guarda.

7. Direitos do titular

Conforme a LGPD (Art. 18), você tem direito a:

• Confirmar a existência de tratamento
• Acessar seus dados
• Corrigir dados incompletos ou desatualizados
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD
• Solicitar portabilidade, conforme a regulamentação aplicável e respeitados os segredos comercial e industrial
• Informação sobre compartilhamento
• Revogar consentimento
• Solicitar eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação
• Conhecer as consequências de não fornecer consentimento e apresentar reclamação à ANPD
• Opor-se ao tratamento sem consentimento em caso de descumprimento da LGPD e solicitar revisão de decisões unicamente automatizadas que afetem seus interesses, quando aplicável

Pedidos relativos ao prontuário devem ser direcionados à clínica responsável pelo atendimento. O OdontoMe auxilia a clínica dentro de suas atribuições. A eliminação pode ser limitada por obrigações de guarda e outras hipóteses legais; nesse caso, o motivo deve ser informado ao titular.

8. Segurança

• Senha individual e verificação em duas etapas (código no celular) disponível aos usuários
• Criptografia de campos sensíveis definidos pela aplicação
• Informações de cada clínica separadas: cada clínica acessa apenas os próprios dados
• Permissões de acesso conforme as funções da equipe
• Bloqueio temporário após tentativas repetidas de senha e limite de acessos em sequência
• Registro de eventos de acesso e de operações conforme os controles disponíveis

9. Cookies e armazenamento no dispositivo

O serviço utiliza cookies e armazenamento local para autenticação, funcionamento e preferências:

• Sessão: um cookie mantém você conectado e não pode ser lido por outros códigos da página; a credencial de acesso fica apenas na memória enquanto a página está aberta
• Aviso de cookies: as escolhas feitas no aviso de cookies
• Preferências de tela: tema claro ou escuro, modo do menu lateral, preferências da agenda e visualização do funil de interessados
• Prescrição digital: fila temporária com os identificadores de receitas excluídas que ainda precisam ser sincronizadas, sem dados do paciente

Atualmente não há ferramenta de analytics configurada. A inclusão de tecnologias opcionais de rastreamento depende de informação prévia e do consentimento aplicável, que poderá ser revogado pelo canal de privacidade.

10. Transferência internacional

Fornecedores de infraestrutura e integrações podem tratar dados fora do Brasil. Quando houver transferência internacional, devem ser observadas as hipóteses do Art. 33 da LGPD e a regulamentação da ANPD. Informações sobre os fornecedores envolvidos e as salvaguardas aplicáveis podem ser solicitadas pelo canal de privacidade.

11. Encarregado de Dados (DPO)

O encarregado é o canal entre o OdontoMe, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas sobre o tratamento de dados:

Email: privacidade@odontome.com.br

As solicitações são gratuitas. Podemos pedir informações proporcionais para confirmar a identidade e evitar a entrega de dados a terceiros. Para confirmação de tratamento e acesso, o Art. 19 da LGPD prevê resposta simplificada imediata ou declaração completa em até 15 dias, contados do requerimento. Os demais pedidos seguem os prazos e condições legais aplicáveis.

12. Alterações nesta política

Esta política pode ser atualizada periodicamente. Notificaremos usuários ativos sobre mudanças relevantes por email ou notificação no sistema. Quando uma alteração exigir novo consentimento, ele será solicitado especificamente; continuar usando o serviço não substitui esse consentimento.